Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, działań powinniśmy rozpocząć wiele tygodni naprzód, zależnie od wagi wydarzenia. Początkiem działań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas zadowala, aby organizacja konferencji lub szkolenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będzie podzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te pytania niezwykle przydatny okaże się plan konferencji lub szkolenia, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.